🎇 E Sprawozdanie Finansowe Podpis Kwalifikowany

Jak złożyć sprawozdanie finansowe z e-podpisem? Definicja sprawozdania finansowego. Sprawozdanie finansowe to podstawowy dokument, który przedsiębiorcy muszą co roku złożyć w Krajowym Rejestrze Sądowym. Od 2023 roku przedsiębiorcy mają jednak możliwość złożenia sprawozdania finansowego online, za pomocą e-podpisu. Opłaty od wniosków składanych do Wydziałów KRS: Opłaty sądowe (wpis sądowy + opłata za publikację wpisu w MSiG) od wniosków składanych do Wydziałów KRS za pośrednictwem systemu „S-24” (https://ekrs.ms.gov.pl) wnoszone są na konto dochodów budżetowych Sądu Apelacyjnego w Krakowie (nr rachunku: 88 1010 1270 0010 7822 3100 Pliki JPK_SF (v 1-2) e-Spawozdanie Finansowe przygotujesz w programie fillUp: e-Sprawozdanie finansowe JPK_SF dla jednostek mikro w złotych - z wysyłką JPK_SF. Oprócz sprawozdania finansowego w formacie JPK_SF, jednostki wpisane do KRS (niezależnie od rejestru, do którego są wpisane) muszą elektronicznie wysłać do KRS także: odpis e-Sprawozdania Finansowe. Utwórz nowe Utwórz nowe sprawozdanie finansowe. Podpisz sprawozdanie Podpisz bezpłatnym podpisem zaufanym. Wyślij sprawozdanie Wyślij sprawozdanie finansowe wraz z ewentualnymi dokumentami dodatkowymi do Szefa KAS. Wczytaj sprawozdanie Wczytaj zapisane sprawozdanie finansowe do edycji lub podglądu. Więcej informacji o podpisie dla cudzoziemców znajdziesz we wpisie: Podpis kwalifikowany dla obcokrajowca. Kto podpisuje sprawozdanie finansowe. Sprawozdanie musi być podpisane przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe oraz przez kierownika dane jednostki, w zależności od formy działalność jest to: Spółka akcyjna - zarząd W zakładce Podpis parametr format podpisu zaznaczyć XAdES, jako typ podpisu wybrać Podpis wewnętrzny oraz określić funkcję skrótu jako SHA-256. 3. W Dodatkowych opcjach podpisu istnieje możliwość wyłączenia obsługi czytników kart z wbudowaną klawiaturą , które mogą niepoprawnie obsługiwać karty z certyfikatem podpisu. E-podpisy pozwalają na dopełnienie formalności bez wychodzenia z domu oraz znaczne oszczędności czasu. Obecnie można korzystać z trzech rodzajów podpisów, wśród których wyróżnimy zwykły podpis elektroniczny, zaawansowany podpis elektroniczny oraz kwalifikowany podpis elektroniczny. Warto poznać różnice między… 15 marca br. otrzymaliśmy odpowiedź od MF, że Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe – przeznaczona dotychczas wyłącznie dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, zobowiązanych do sporządzania sprawozdania i przekazania do Szefa KAS – została udostępniona również dla innych jednostek, które będą mogły przy jej użyciu sporządzić i zapisać sprawozdanie w Zaczynamy od wczytania e-Sprawozdania. Jako ‘Plik dokumentu” wybieramy e-SF w formie pliku .XML. Po wybraniu pliku z e-SF system zapyta o rodzaj dokumentu. Zaznaczamy „Roczne sprawozdanie finansowe”. „Plik zawierający oddzielny podpis” to plik w formacie .XADES zawierający „zewnętrzny” kwalifikowany podpis elektroniczny. A zatem w pierwszej kolejności pod e-sprawozdaniem powinny zostać złożone podpisy niezmieniające rozszerzenia pliku tego sprawozdania, tj. zaufany, osobisty otoczony oraz kwalifikowany otoczony, a po złożeniu tego rodzaju podpisów mogą być składane podpisy osobiste otaczające, kwalifikowane otaczające lub osobiste zewnętrzne i Z przepisów art. 52 ust. 2 ustawy wynika, że sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki (a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu). Ustawa o rachunkowości nie zawiera definicji osoby, której Aby podłączyć się do ZSMOPL, należy założyć konto na P2 na stronie rejestrymedyczne.csioz.gov.pl. W tym celu trzeba złożyć wniosek o rejestrację konta w ZSMOPL na stronie zsmopl.ezdrowie.gov.pl. Dla podpisania wniosku konieczny jest kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis zaufany. Sprawozdania finansowe. ezadp. Oprócz samej generacji e-sprawozdania podczas pierwszego kwartału funkcjonowania e-sprawozdania problemem okazało się jego podpisywanie. Zgodnie z art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym oraz od 1 stycznia 2020 r podpisem osobistym (po zmianie z 8 sierpnia 2019 r.) . Zgodnie z art. 52 ust. 2 UoR sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Innymi słowy plik xml powinien być podpisany przez kilka osób i może to być zrobione na kilka sposobów. Podpis kwalifikowany Rozpatrzmy na początek kwalifikowany podpis elektroniczny. W Polsce jest 5 kwalifikowanych dostawców usług zaufania (informacja ze strony NBP): Cencert, Eurocert, KIR, PWPW oraz Certum. 1. Cencert: opis składania podpisu zaczyna się od 10 strony instrukcji użytkownika Dodawanie podpisu jako kolejnego jest opisane od strony 24 tej samej instrukcji 2. Eurocert: opis składania podpisu zaczyna się od strony 6 instrukcji użytkownika Dodawanie kolejnego podpisu przebiega w ten sam sposób tylko przy zaznaczonym check-box „Dodaj kolejny podpis” 3. KIR: opis składania podpisu – podpis XAdES – punkt 1 instrukcji W instrukcji brak jest informacji jak dodać kolejny podpis, ale wykonuje się to przez wejście do opcji „Kreator” następnie wybranie opcji „Podpisu” i w kolejnym kroku zaznacza się check-box „Dodaj kolejny podpis do pliku z podpisem” 4. Certum: opis procesu podpisu na stronie: Opis jak dodać kolejny podpis znajduje się na stronie: 5. PWPW: niestety PWPW (Sigillum) nie udostępnia na swoich stronach instrukcji użytkownika, więc nie mogę pomóc, ale po uruchomieniu aplikacji podpisowej Sign5 na ekranie startowym widoczne są przyciski „Podpisz” oraz „Dodaj kolejny podpis”. Podpis zaufany Od marca 2019 działa nowa funkcjonalność ePUAP do podpisywania, która znacznie uprościła podpisywanie XML. Po wejściu na stronę należy zalogować się swoim profilem zaufanym. Następnie należy dodać podpisywany plik (pliki dodaje się pojedynczo) i przy użyciu profilu zaufanego podpisać. Na kolejnym ekranie uzyskamy możliwość pobrania tak podpisanego pliku. Podpis zapisywany jest w tym samym pliku XML, który został pobrany. Pliki XML nie podlegają wizualizacji podczas podpisu, nie możemy więc sprawdzić co było podpisywane. W tym samym oknie można również sprawdzić podpisy pod tak podpisanym plikiem. Inna metoda walidacji podpisu ePUAP: podpis taki oczywiście nie jest walidowany przez żadne oprogramowanie do podpisu kwalifikowanego. Żeby go zwalidować należy wejść na stronę wejść w zakładkę „strefa urzędnika”, rozwinąć w menu „Więcej” i wybrać „walidator” i dalej postępować zgodnie ze wskazaniami. Działa. Podpis osobisty Podpis osobisty został zdefiniowany w ustawie o dowodach osobistych jako zaawansowany podpis elektroniczny. Podpis osobisty umieszczany jest od 4 marca 2019 na nowych typach dowodów osobistych (e-dowód). W związku z tym posiadacze nowych typów dowodów mogą wszystkie dokumenty podpisać również przy użyciu e-dowodów osobistych. Podpisywanie podpisem osobistym wymaga (oprócz posiadania nowego typu dowodu osobistego posiadającego warstwę elektroniczną): a) aktywowania warstwy elektronicznej e-dowodu poprzez nadanie kodów osobistych 4-cyfrowego PIN1 oraz 6-cyfrowego PIN2 podczas odbioru dowodu osobistego w urzędzie gminy bądź później w dowolnym urzędzie gminy b) zakupienia czytnika do e-dowodu oraz zainstalowania oprogramowania do takiego czytnika. Czytniki kupowane są komercyjnie u różnych dostawców. Proces podpisu podpisem osobistym jest intuicyjny. W pierwszej kolejności po podłączeniu czytnika oraz umieszczenia na nim e-dowodu wskazuje się podpisywany dokument i podaje się numer CAN (numer wydrukowany na dowodzie osobistym) a następnie 6-cyfrowy PIN2. Podczas podpisywania można określić również jak ma być zapisywany podpis. Analogicznie jak w przypadku podpisu kwalifikowanego możliwe są 3 sposoby: 1. podpis zewnętrzny 2. podpis otaczający 3. podpis wewnętrzny (otoczony) Podpis kwalifikowany jest jednakże podpisem spełniającym bardziej restrykcyjne normy. Metoda mieszana Niestety użycie łączne powyższych metod (część osób podpis zaufany, część podpis osobisty a część podpis kwalifikowany) nie jest na dzień pisania zmiany w tym tekście możliwe (1 wrzesień 2019 – więcej w artykule Możliwe jest jedynie zastosowanie jednocześnie dwóch z trzech typów podpisów. Czyli albo jednocześnie podpisanie dowodem osobistym i podpisem kwalifikowanym przy użyciu podpisu zewnętrznego lub otoczonego (zmiana z dnia 30/03/2020) albo podpisanie najpierw podpisem zaufanym a następnie podpisem kwalifikowanym. Wynika to z samej właściwości podpisu zaufanego. Mianowicie podpis zaufany zapisuje (podpis otoczony) podpis wewnątrz pliku XML. Czyli w efekcie podpisania uzyskamy dalej plik XML tylko z dopisanymi informacjami o podpisach. Natomiast w przypadku podpisu kwalifikowanego możemy uzyskać dodatkowy plik XAdES, w którym będzie umieszczona suma kontrolna z pliku XML oraz informacje o podpisach również. Wymusza to następującą kolejność składania podpisów w przypadku użycia profilu zaufanego: 1. Najpierw wszystkie osoby podpisujące profilem zaufanym gdyż ich podpisy zmodyfikują zawartość pliku XML. 2. Dopiero po zakończeniu tych podpisów można podpisać tak uzyskany XML podpisami kwalifikowanymi pozostałych osób. Warto jednakże użyć tej samej metody podpisu dla wszystkich osób czyli albo podpisu zewnętrznego albo otaczającego. Powstały w efekcie plik XAdES będzie gwarantował, że podpisany plik XML nie był modyfikowany (weryfikacja sum kontrolnych). W przypadku wykorzystania łącznego podpisu dowodem osobistym oraz podpisem kwalifikowanym możliwa jest dowolna kolejność pod warunkiem zastosowania jednego z dwóch typów podpisów: otoczonego lub zewnętrznego (zmiana z dnia 30/03/2020). Moja porada wynikająca z doświadczenia Proszę również pamiętać, że plikiem podpisywanym jest plik e-sprawozdania (czyli kończący się rozszerzeniem XML) a nie ostatni plik XAdES. Jeśli nie są Państwo pewni jak dodać kolejny podpis proszę po prostu zrobić dla każdej osoby odrębny plik XAdES – KRS przyjmuje kilka plików XAdES do jednego pliku XML sprawozdania. Będzie to funkcjonowało jak odrębne kartki z podpisem pojedynczej osoby. Jest to równie skuteczne i być może, dla niezbyt wprawnych użytkowników, prostsze. O podpisywaniu sprawozdań z działalności (lub też innych plików w pdf) podpisem zaufanym piszę więcej we wpisie Więcej na temat e-sprawozdania oraz jego podpisywania w Zamknięciu Roku 2019 ( Zapraszam do podzielenia się doświadczeniami w tym względzie. Skomentuj na forum Jednostki prowadzące pełne księgi rachunkowe zobowiązane są sporządzić sprawozdanie finansowe w terminie do 3 miesięcy po zakończeniu roku oborotowego. Sporządzenie sprawozdania polega na kompletnym i rzetelnym przekazaniu danych podsumowujących rozliczenia danego okresu sprawozdawczego oraz podpisanie się osób, które odpowiedzialne są za podanie tych danych zgodnie ze stanem faktycznym. Po sporządzeniu i podpisaniu sprawozdania finansowego jednostka powinna przystąpić do zatwierdzenia sprawozdania - w terminie 6 miesięcy od zakończenia roku oborotowego, a następnie jego zgłoszenia (wysłanie) do rejestrów i organów państwa. Szczególne terminy e-podpisywania obowiązują w 2022 r.! W 2022 r. uległy wydłużeniu terminy związane z przygotowaniem sprawozdań finansowych większości jednostek. W efekcie terminy na sporządzenie (e-podpisanie) sprawozdania finansowego: jednostek sektora prywatnego oraz organizacji non-profit - uległy wydłużeniu o 3 miesiące (gdy jednostka kończyła rok obrotowy 31 grudnia 2021 r. - termin upłynie 30 czerwca 2022 r.), jednostek sektora finansów publicznych posiadających osobowość prawną oraz jednostek prowadzących działalność z zakresu nadzoru nad rynkiem finansowym - uległy wydłużeniu o 1 miesiąc (gdy jednostka kończyła rok obrotowy 31 grudnia 2021 r. - termin upłynie 30 kwietnia 2022 r.). E-podpisanie a złożenie podpisu e-Podpisanie przygotowanego sprawozdania finansowego to inna czynność niż złożenie e-podpisu w trakcie elektronicznej wysyłki sprawozdania. Innymi słowy podpisane JPK_SF służy do wysyłki sprawozdań, a wcześniej sprawozdanie musi zostać przez podmiot przygotowane i podpisane (jest to osobna czynność od podpisania JPK_SF). Po podpisaniu trafia ono do zatwierdzenia i dopiero zatwierdzone powinno być przekazane do KRS. Sprawozdanie finansowe e-podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu! Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Natomiast o podpisywaniu wysyłki JPK_SF (czyli pliku z zatwierdzonym co do zasady sprawozdaniem finansowym) przeczytasz tutaj. e-Sprawozdanie finansowe wysyłka online do eKRS i KAS za 2021 w najnowszej wersji (v1-2) e-Sprawozdania finansowe w najnowszej wersji (v1-2) i e-Deklaracje CIT-8 przygotujesz i e-wyślesz w module programu fillup, w którym znajdziesz także e-deklaracje CIT oraz inne druki, formularzy oraz wzorów pism i umów, związane z zamknięciem roku podatkowego. CIT-8 i e-Sprawozdania finansowe w fillup działa, jak Księgowa chciała. Sprawdź ! Wyślij elektronicznie CIT-8 do i e-Sprawozdanie finansowe do e-KRS i KAS online » E-podpis jednej osoby pod sprawozdaniem - organ wieloosobowy e-Podpis pod sprawozdaniem składają dwa rodzaje podmiotów – kierownik jednostki oraz osoba prowadząca rachunkowość jednostki. Standardem będzie zatem złożenie podpisu elektronicznego pod srawozdaniem przez wszystkie osoby. Począwszy od r. (tj. już do sprawozdań za 2021 r.) sytuacja ulega zmianie i możliwa jest - jako alternatywne rozwiązanie do powyższego - dodatkowa modyfikacja tego stanu przez podpisanie sprawozdania przez jedną osobę. W takim przypadku jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmów złożenia takich oświadczeń. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia. Każde z tych oświadczeń - tj. o spełnieniu wymagań lub o odmowie (każdej z osób z organu podmiotu) jest dołączane do sprawozdania finansowego. W treści odmowy podpisu oświadczenia lub odmowy złożenia oświadczenia, wskazuje się sprawozdanie finansowe, którego te dokumenty dotyczą, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Odmowę podpisu oświadczenie lub odmowę złożenia oświadczenia sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo sporządza się w postaci papierowej oraz opatruje własnoręcznym podpisem. Jeżeli odmowa podpisu, oświadczenie lub odmowa złożenia oświadczenia zostały sporządzone w postaci papierowej opatrzonej własnoręcznym podpisem, jedna z osób wchodzących w skład tego organu, podpisująca sprawozdanie finansowe, zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów. Spółka cywilna - e-Podpisywanie sprawozdania finansowego e-Podpis pod sprawozdaniem składają dwa rodzaje podmiotów – kierownik jednostki oraz osoba prowadząca rachunkowość jednostki. W związku z tym: Po pierwsze, sprawozdanie e-podpisują wspólnicy prowadzący sprawy spółki. Wspólnicy e-podpisujący sprawozdanie muszą posiadać prawo do prowadzenia spraw spółki. Zarówno umowa spółki, jak i uchwała wspólników może modyfikować zasadę uprawnienia do prowadzenia spraw spółki przez wszystkich wspólników. W efekcie jeśli istnieją zapisy ograniczające prawo do prowadzenia spraw przez część wspólników – sprawozdanie finansowe e-podpisują wspólnicy posiadający takie uprawnienie, a pozostali nie składają takiego e-podpisu. Po drugie sprawozdanie e-podpisuje osoba wyznaczona do prowadzenia rachunkowości, tzn.: osoba wewnątrz spółki zatrudniona na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, jeśli księgowość prowadzi wspólnik lub wspólnicy – ponownie e-podpis składa ten wspólnik, w przypadku powierzenia ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu - e-podpis powinien być złożony przez osobę, która faktycznie te księgi w biurze rachunkowym prowadzi (pracownika tego biura), a nie osoby uprawnione do reprezentacji - biura rachunkowego. Nie można upoważnić innej osoby do złożenia e-podpisu pod sprawozdaniem finansowym. Przepisy określają konkretne osoby, których e-podpis musi widnieć pod dokumentem. Również prokura (pełnomocnictwo ogólne do prowadzenia spraw przedsiębiorstwa) nie jest podstawą e-podpisania sprawozdania. e-Podpis składany jest przez osoby, które w chwili zatwierdzania sprawozdania pełnią swoją funkcję. e-Podpis składać powinny również osoby, których nie można uznać za kierownika jednostki przez pełen okres sprawozdawczy. Jeśli osoby takie nie chcą złożyć e-podpisu – powinny złożyć pisemne uzasadnienie do sprawozdania w tym przedmiocie. W przypadku sprawozdań wysyłanych elektronicznie w formie pliku XML (JPK_SF) – każdy wspólnik musi wykorzystać podpis zaufany ePUAP, e-podpis kwalifikowany lub podpis osobisty. Nie można posłużyć się e-podpisem innej osoby. Spółka jawna - e-Podpisywanie sprawozdania finansowego e-Podpis pod sprawozdaniem składają dwa rodzaje podmiotów – kierownik jednostki oraz osoba prowadząca rachunkowość jednostki. W związku z tym: Po pierwsze, sprawozdanie e-podpisują wspólnicy prowadzący sprawy spółki. Wspólnicy e-podpisujący sprawozdanie muszą posiadać prawo do prowadzenia spraw umowa spółki, jak i uchwała wspólników może modyfikować zasadę uprawnienia do prowadzenia spraw spółki przez wszystkich wspólników. W efekcie jeśli istnieją zapisy ograniczające prawo do prowadzenia spraw przez część wspólników – sprawozdanie finansowe e-podpisują wspólnicy posiadający takie uprawnienie, a pozostali nie składają takiego e-podpisu. Po drugie sprawozdanie podpisuje osoba wyznaczona do prowadzenia rachunkowości, tzn.: osoba wewnątrz spółki zatrudniona na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, jeśli księgowość prowadzi wspólnik lub wspólnicy – ponownie e-podpis składa ten wspólnik, w przypadku powierzenia ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu - podpis powinien być złożony przez osobę, która faktycznie te księgi w biurze rachunkowym prowadzi (pracownika tego biura), a nie osoby uprawnione do reprezentacji - biura rachunkowego. Nie można upoważnić innej osoby do złożenia e-podpisu pod sprawozdaniem finansowym. Przepisy określają konkretne osoby, których e-podpis musi widnieć pod dokumentem. Również prokura (pełnomocnictwo ogólne do prowadzenia spraw przedsiębiorstwa) nie jest podstawą e-podpisania sprawozdania. e-Podpis składany jest przez osoby, które w chwili zatwierdzania sprawozdania pełnią swoją funkcję. e-Podpis składać powinny również osoby, których nie można uznać za kierownika jednostki przez pełen okres sprawozdawczy. Jeśli osoby takie nie chcą złożyć e-podpisu – powinny złożyć pisemne uzasadnienie do sprawozdania w tym przedmiocie. W przypadku sprawozdań wysyłanych elektronicznie w formie pliku XML (JPK_SF) – każdy wspólnik musi wykorzystać profil zaufany ePUAP lub e-podpis kwalifikowany. Nie można posłużyć się e-podpisem innej osoby. e-Sprawozdanie finansowe wysyłka online do eKRS i KAS za 2021 w najnowszej wersji (v1-2) e-Sprawozdania finansowe w najnowszej wersji (v1-2) i e-Deklaracje CIT-8 przygotujesz i e-wyślesz w module programu fillup, w którym znajdziesz także e-deklaracje CIT oraz inne druki, formularzy oraz wzorów pism i umów, związane z zamknięciem roku podatkowego. CIT-8 i e-Sprawozdania finansowe w fillup działa, jak Księgowa chciała. Sprawdź ! Wyślij elektronicznie CIT-8 do i e-Sprawozdanie finansowe do e-KRS i KAS online » Osoba fizyczna prowadząca działalność - e-Podpisywanie sprawozdania finansowego e-Podpis składa: osoba prowadzącą działalność (właściciel) osoba wyznaczona do prowadzenia rachunkowości, tzn.: osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, jeśli księgowość prowadzi właścicel – ponownie e-podpis składa jako osoba zajmująca się księgowością, w przypadku powierzenia ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu - e-podpis powinien być złożony przez osobę, która faktycznie te księgi w biurze rachunkowym prowadzi (pracownika tego biura), a nie osoby uprawnione do reprezentacji - biura rachunkowego. Nie można upoważnić innej osoby do złożenia e-podpisu pod sprawozdaniem finansowym. Przepisy określają konkretne osoby, których e-podpis musi widnieć pod dokumentem. Również prokura (pełnomocnictwo ogólne do prowadzenia spraw przedsiębiorstwa) nie jest podstawą e-podpisania sprawozdania. e-Podpis składany jest przez osoby, które w chwili zatwierdzania sprawozdania pełnią swoją funkcję. e-Podpis składać powinny również osoby, których nie można uznać za kierownika jednostki przez pełen okres sprawozdawczy. Jeśli osoby takie nie chcą złożyć e-podpisu – powinny złożyć pisemne uzasadnienie do sprawozdania w tym przedmiocie. W przypadku sprawozdań wysyłanych elektronicznie w formie pliku XML (JPK_SF) – właścicel musi wykorzystać profil zaufany ePUAP) lub e-podpis kwalifikowany. Nie można posłużyć się e-podpisem innej osoby. Spółka komandytowa i komandytowo – akcyjna – e-Podpisywanie sprawozdania finansowego Sprawozdanie e-podpisuje komplementariusz prowadzący sprawy spółki. Wielość komplementariuszy zmusza do złożenia e-podpisu przez wszystkie osoby z takimi kompetencjami w spółce, o ile tylko posiadają prawo do prowadzenia spraw w spółce i nie zostali w umowie lub uchwałą pozbawieni takich praw. W przypadku konstrukcji spółki komandytowej sp. z ( z komplementariuszem – spółką handlową – np. sp. z s. k.) sprawozdanie powinien e-podpisać prezes zarządu lub członkowie zarządu spółki z będącej komplementariuszem - zgodnie z zasadami reprezentacji tej spółki. W tym przypadku w zależności ilu z członków zarządu posiada prawo reprezentacji – tyle e-podpisów powinno znaleźć się na sprawozdaniu. Niezależnie od tego e-podpis składa osoba wyznaczona do prowadzenia rachunkowości, tzn.: osoba wewnątrz spółki zatrudniona na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, jeśli księgowość prowadzi komandytariusz lub komplementariusz – ponownie e-podpis składa taka osoba; przy konstrukcji sp. z e-podpis w imieniu komplementariusza prowadzącego sprawy spółki składa konkretna osoba w spółce z która zajmowała się księgowością, a nie osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu, w przypadku powierzenia ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu - e-podpis powinien być złożony przez osobę, która faktycznie te księgi w biurze rachunkowym prowadzi (pracownika tego biura), a nie osoby uprawnione do reprezentacji - biura rachunkowego. Nie można upoważnić innej osoby do złożenia e-podpisu pod sprawozdaniem finansowym. Przepisy określają konkretne osoby, których e-podpis musi widnieć pod dokumentem. Również prokura (pełnomocnictwo ogólne do prowadzenia spraw przedsiębiorstwa) nie jest podstawą podpisania sprawozdania. e-Podpis składany jest przez osoby, które w chwili zatwierdzania sprawozdania pełnią swoją funkcję. e-Podpis składać powinny również osoby, których nie można uznać za kierownika jednostki przez pełen okres sprawozdawczy. Jeśli osoby takie nie chcą złożyć e-podpisu – powinny złożyć pisemne uzasadnienie do sprawozdania w tym przedmiocie. W przypadku sprawozdań wysyłanych elektronicznie w formie pliku XML (JPK_SF) – każdy komplementariusz musi wykorzystać profil zaufany ePUAP lub e-podpis kwalifikowany. Nie można posłużyć się e-podpisem innej osoby. Spółka partnerska – e-Podpisywanie sprawozdania finansowego Sprawozdanie e-podpisują wspólnicy (partnerzy) prowadzący sprawy spółki albo zarząd. Oznacza to, że e-podpis złożyć muszą wszyscy wspólnicy, którzy nie zostali umową lub uchwałą pozbawieni praw do prowadzenia spraw albo zarząd – w całości. Nie ma konieczności, by e-podpis składali wspólnicy (partnerzy) oraz zarząd – wystarczający jest jeden z tych organów (podmiotów). Niezależnie od tego e-podpis składa osoba wyznaczona do prowadzenia rachunkowości, tzn.: osoba wewnątrz spółki zatrudniona na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, jeśli księgowość prowadzi jedne z wspólników (partnerów) – ponownie e-podpis składa taka osoba, która zajmowała się księgowością, a nie osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu, w przypadku powierzenia ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu - e-podpis powinien być złożony przez osobę, która faktycznie te księgi w biurze rachunkowym prowadzi (pracownika tego biura), a nie osoby uprawnione do reprezentacji - biura rachunkowego. Nie można upoważnić innej osoby do złożenia e-podpisu pod sprawozdaniem finansowym. Przepisy określają konkretne osoby, których e-podpis musi widnieć pod dokumentem. Również prokura (pełnomocnictwo ogólne do prowadzenia spraw przedsiębiorstwa) nie jest podstawą e-podpisania sprawozdania. e-Podpis składany jest przez osoby, które w chwili zatwierdzania sprawozdania pełnią swoją funkcję. e-Podpis składać powinny również osoby, których nie można uznać za kierownika jednostki przez pełen okres sprawozdawczy. Jeśli osoby takie nie chcą złożyć podpisu – powinny złożyć pisemne uzasadnienie do sprawozdania w tym przedmiocie. W przypadku sprawozdań wysyłanych elektronicznie w formie pliku XML (JPK_SF) – każdy wspólnik (partner) musi wykorzystać profil zaufany ePUAP lub e-podpis kwalifikowany. e-Sprawozdanie finansowe wysyłka online do eKRS i KAS za 2021 w najnowszej wersji (v1-2) e-Sprawozdania finansowe w najnowszej wersji (v1-2) i e-Deklaracje CIT-8 przygotujesz i e-wyślesz w module programu fillup, w którym znajdziesz także e-deklaracje CIT oraz inne druki, formularzy oraz wzorów pism i umów, związane z zamknięciem roku podatkowego. CIT-8 i e-Sprawozdania finansowe w fillup działa, jak Księgowa chciała. Sprawdź ! Wyślij elektronicznie CIT-8 do i e-Sprawozdanie finansowe do e-KRS i KAS online » Spółka z – e-Podpisywanie sprawozdania finansowego Sprawozdanie e-podpisuje kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. W jednoosobowej spółce z e-podpis składa jeden wspólnik lub powołany przez wspólnika zarząd (jednoosobowy, a gdy jest to wiele osób – wszystkie osoby z zarządu). Niezależnie od tego e-podpis składa osoba wyznaczona do prowadzenia rachunkowości, tzn.: osoba wewnątrz spółki zatrudniona na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, jeśli księgowość prowadzi wspólnik – ponownie e-podpis składa taka osoba, która zajmowała się księgowością, a nie osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu, w przypadku powierzenia ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu - e-podpis powinien być złożony przez osobę, która faktycznie te księgi w biurze rachunkowym prowadzi (pracownika tego biura), a nie osoby uprawnione do reprezentacji - biura rachunkowego. Nie można upoważnić innej osoby do złożenia e-podpisu pod sprawozdaniem finansowym. Przepisy określają konkretne osoby, których e-podpis musi widnieć pod dokumentem. Również prokura (pełnomocnictwo ogólne do prowadzenia spraw przedsiębiorstwa) nie jest podstawą podpisania sprawozdania. e-Podpis składany jest przez osoby, które w chwili zatwierdzania sprawozdania pełnią swoją funkcję. e-Podpis składać powinny również osoby, których nie można uznać za kierownika jednostki przez pełen okres sprawozdawczy. Jeśli osoby takie nie chcą złożyć e-podpisu – powinny złożyć pisemne uzasadnienie do sprawozdania w tym przedmiocie. W przypadku sprawozdań wysyłanych elektronicznie w formie pliku XML (JPK_SF) – każdy członek zarządu musi wykorzystać profil zaufany ePUAP lub e-podpis kwalifikowany. Nie można posłużyć się e-podpisem innej osoby. Stowarzyszenie i fundacja - e-Podpisywanie sprawozdania finansowego Stowarzyszenie (oraz fundacja) zarówno takie, kóre wpisane jest do rejestru stowarzyszeń, jak i takie, kóre wpisano do rejestru przedsiębiorców, zmuszaone są do elektronicznego podpisania sprawozdania finansowego. Skład i liczbę członków zarządu określa statut. Statut może przewidywać zarząd jednoosobowy, którym jest prezes, i ustalać wymagania, jakie powinna spełniać osoba wchodząca w skład zarządu lub prezes w zarządzie jednoosobowym. W przypadku: zarządu jednoosobowego - sprawozdanie finansowe podpisuje powołany członek zarządu zarządu wieloosobowego - sprawozdanie finansowe podpisują wszyscy członkowie zarządku. Niezależnie od tego e-podpis składa osoba wyznaczona do prowadzenia rachunkowości, tzn.: osoba wewnątrz organizacji zatrudniona na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, jeśli księgowość prowadzi członek zarządu – ponownie e-podpis składa taka osoba, która zajmowała się księgowością, a nie osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu, w przypadku powierzenia ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu - e-podpis powinien być złożony przez osobę, która faktycznie te księgi w biurze rachunkowym prowadzi (pracownika tego biura), a nie osoby uprawnione do reprezentacji - biura rachunkowego. Nie można upoważnić innej osoby do złożenia e-podpisu pod sprawozdaniem finansowym. Przepisy określają konkretne osoby, których e-podpis musi widnieć pod dokumentem. Również prokura (pełnomocnictwo ogólne do prowadzenia spraw przedsiębiorstwa) nie jest podstawą podpisania sprawozdania. e-Podpis składany jest przez osoby, które w chwili zatwierdzania sprawozdania pełnią swoją funkcję. e-Podpis składać powinny również osoby, których nie można uznać za kierownika jednostki przez pełen okres sprawozdawczy. Jeśli osoby takie nie chcą złożyć e-podpisu – powinny złożyć pisemne uzasadnienie do sprawozdania w tym przedmiocie. W przypadku sprawozdań wysyłanych elektronicznie w formie pliku XML (JPK_SF) – każdy członek zarządu musi wykorzystać profil zaufany ePUAP lub e-podpis kwalifikowany. Nie można posłużyć się e-podpisem innej osoby. Spółdzielnia mieszkaniowa - e-Podpisywanie sprawozdania finansowego Spółdzielnia mieszkaniowa podlega oboewiązkowej rejestracji w KRS w rejestrze przedsiębiorców, a to zmusza ją do elektronicznego podpisania i wysyłki sprawozdania z wykorzystaniem pliku JPK_SF. Skład i liczbę członków zarządu określa statut. Statut może przewidywać zarząd jednoosobowy, którym jest prezes, i ustalać wymagania, jakie powinna spełniać osoba wchodząca w skład zarządu lub prezes w zarządzie jednoosobowym. W przypadku: zarządu jednoosobowego - sprawozdanie finansowe podpisuje powołany członek zarządu zarządu wieloosobowego - sprawozdanie finansowe podpisują wszyscy członkowie zarządku. Niezależnie od tego e-podpis składa osoba wyznaczona do prowadzenia rachunkowości, tzn.: osoba wewnątrz spółdzielni zatrudniona na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, jeśli księgowość prowadzi członek zarządu – ponownie e-podpis składa taka osoba, która zajmowała się księgowością, a nie osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu, w przypadku powierzenia ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu - e-podpis powinien być złożony przez osobę, która faktycznie te księgi w biurze rachunkowym prowadzi (pracownika tego biura), a nie osoby uprawnione do reprezentacji - biura rachunkowego. Nie można upoważnić innej osoby do złożenia e-podpisu pod sprawozdaniem finansowym. Przepisy określają konkretne osoby, których e-podpis musi widnieć pod dokumentem. Również prokura (pełnomocnictwo ogólne do prowadzenia spraw przedsiębiorstwa) nie jest podstawą podpisania sprawozdania. e-Podpis składany jest przez osoby, które w chwili zatwierdzania sprawozdania pełnią swoją funkcję. e-Podpis składać powinny również osoby, których nie można uznać za kierownika jednostki przez pełen okres sprawozdawczy. Jeśli osoby takie nie chcą złożyć e-podpisu – powinny złożyć pisemne uzasadnienie do sprawozdania w tym przedmiocie. W przypadku sprawozdań wysyłanych elektronicznie w formie pliku XML (JPK_SF) – każdy członek zarządu musi wykorzystać profil zaufany ePUAP lub e-podpis kwalifikowany. Nie można posłużyć się e-podpisem innej osoby. Klub sportowy - e-Podpisywanie sprawozdania finansowego Klub sportowy z reguły prowadzi działalność w oparciu o formę stowarzyszenia. W tym zakresie podlegając wpisowi do KRS obowiązki podpisywania dokumentów sprawozdawczych są spójne z jego sytuacją jako stowarzyszenie. więcej o podpisywaniu sprawozdań i nr PESEL » e-Wysyłka sprawozdania finansowego i innych dokumentów do e-KRS lub KAS » e-Sprawozdanie finansowe wysyłka online do eKRS i KAS za 2021 w najnowszej wersji (v1-2) e-Sprawozdania finansowe w najnowszej wersji (v1-2) i e-Deklaracje CIT-8 przygotujesz i e-wyślesz w module programu fillup, w którym znajdziesz także e-deklaracje CIT oraz inne druki, formularzy oraz wzorów pism i umów, związane z zamknięciem roku podatkowego. CIT-8 i e-Sprawozdania finansowe w fillup działa, jak Księgowa chciała. Sprawdź ! Wyślij elektronicznie CIT-8 do i e-Sprawozdanie finansowe do e-KRS i KAS online » Skip to content TEL: 12 398 43 17, 22 213 91 78 E-MAIL: kontakt@kw głównaPomoc w zakupieAktywacja & konfiguracjaOdnawianieKontaktSzybka wycenaHomeSkładanie sprawozdań finansowychSkładanie sprawozdań finansowychOd 2019 roku składanie sprawozdań finansowych jest możliwe tylko i wyłącznie w formie elektronicznej. Blog firmowy 10 kwiecień 2020 Odsłony: 989 Jednostki składające roczne sprawozdania finansowe zobowiązane są do przesyłania ich wyłącznie w formie elektronicznej. Aby złożenie dokumentacji do KRS lub KAS uznać za skuteczne, dokumentacja wymaga zastosowania podpisu elektronicznego. Jak zatem prawidłowo podpisać e-sprawozdanie? Podmioty, na których ciąży obowiązek składania rocznych sprawozdań finansowych, muszą nie tylko dochować odpowiedniej struktury sprawozdania, ale także jego formy. Od października 2018 r. obowiązuje wyłącznie forma elektroniczna, przy czym e-sprawozdanie należy opatrzyć podpisem elektronicznym (zob. art. 45 pkt 1f ustawy o rachunkowości). Przepisy mówią, że za podpis elektroniczny uznaje się kwalifikowany podpis elektroniczny oraz podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. Od początku 2020 r. ustawa dopuszcza jeszcze trzecią możliwość podpisania e-sprawozdania – za pomocą elektronicznego podpisu osobistego. Osoby zobowiązane do złożenia e-sprawozdania finansowego mają zatem do wyboru trzy możliwości sygnowania dokumentacji: kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym na platformie ePUAP, elektronicznym podpisem osobistym. Elektroniczny podpis osobisty jest w Polsce stosunkowo nową formą autoryzacji dokumentów, natomiast jego zaletą jest wygoda i prostota użycia. Cyfrowy podpis osobisty jest składany na podstawie posiadanego e-dowodu osobistego, czyli plastikowego dokumentu tożsamości, w którym została zaimplementowana struktura elektroniczna zawierająca unikatowy certyfikat właściciela e-dowodu. Uwaga: złożenie elektronicznego podpisu osobistego na e-sprawozdaniu wymaga zastosowania czytnika e-dowodu. Urządzenie takie można nabyć na własność (koszt to kilkaset złotych), ważne by spełniało ono wymogi określone przez MSWiA. Złożenie cyfrowego podpisu osobistego poświadcza się sześciocyfrowym PIN-em. Kto musi podpisać e-sprawozdanie? Zgodnie z art. 52 pkt. 2 Ustawy o rachunkowości roczne sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz przez kierownika jednostki. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie muszą podpisać wszyscy jego członkowie. Potencjalne problemy z elektronicznym podpisywaniem e-sprawozdań Doświadczenia z ubiegłego roku pokazały, że pomimo zapisów w ustawie dopuszczających możliwość stosowania różnych form podpisu elektronicznego, sygnatariusze e-sprawozdań nie mieli pełnej dowolności w zakresie ich stosowania. W sytuacji gdy jedna z osób zobowiązanych do złożenia podpisu jako pierwsza opatrzyła e-sprawozdanie podpisem kwalifikowanym, kolejni sygnatariusze nie mogli już podpisać pliku profilem zaufanym ePUAP. Natomiast w sytuacji odwrotnej (pierwszy składający podpis skorzystał z profilu zaufanego, a kolejny sygnatariusz z podpisu kwalifikowanego) nie występował taki problem. Wprowadzenie od początku 2020 r. możliwości składania elektronicznego podpisu osobistego być może skutkować będzie podobnymi ograniczeniami, w sytuacjach gdy sygnatariusze będą stosować różne formy podpisów. Na razie nie zanotowano tego typu problemów, warto jednak pamiętać, że w przypadku zastosowania różnych form podpisu elektronicznego, procedurę udawało się przejść pomyślnie, gdy pierwszy podpis składany był poprzez platformę ePUAP. Sprawozdanie musi być podpisane w określonym dniu. Szczególnie w sytuacji gdy plik podpisuje większa grupa sygnatariuszy, należy pamiętać, by wszystkie wymagane podpisy złożyć tego samego dnia, aby nie było niespójności w dacie podpisu. Należy też pamiętać, że sprawozdanie zarządu z działalności, które nie jest integralnym elementem struktury logicznej e-sprawozdania lecz stanowi jego załącznik, należy podpisać odrębnie. Wymagana forma – JPK_SF E-sprawozdania należy sporządzać w ściśle określonej formie – strukturze logicznej jednolitego pliku kontrolnego (JPK_SF). Istnieje wiele rodzajów struktur JPK_SF; ich charakterystyka jest opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów (z wyjątkiem struktur dotyczących podmiotów sporządzających sprawozdania zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości – struktur tych ministerstwo w BIP nie publikuje). Obecnie obowiązujące struktury sprawozdań mają oznaczenie wersji „1-2”. Ważne terminy: do kiedy należy sporządzić sprawozdanie finansowe? Sprawozdanie finansowe należy sporządzić nie później niż 3 miesiące liczone od dnia bilansowego, czyli dnia zakończenia roku obrachunkowego. W polskich przedsiębiorstwach rok obrotowy zazwyczaj pokrywa się z rokiem kalendarzowym, co oznacza że firmy zobowiązane są do przygotowania sprawozdań najpóźniej do 31 marca. Sprawozdanie należy zatwierdzić najpóźniej 6 miesięcy liczonych od dnia bilansowego (gdy rok bilansowy pokrywa się z kalendarzowym, ostateczna data to 30 czerwca), przy czym badanie sprawozdania należy zakończyć najpóźniej 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, które sprawozdanie zatwierdza. Zależnie od formy prowadzonej działalności e-sprawozdania składa się w KAS lub KRS: jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS niesporządzające sprawozdań zgodnie z MSR, składają e-sprawozdania do KRS najpóźniej 15 dni licząc od daty zatwierdzenia sprawozdania; podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe i mający obowiązek sporządzania sprawozdań rocznych, składają e-sprawozdania do szefa KAS w terminie złożenia zeznania podatkowego; podatnicy CIT niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, którzy mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych, składają e-sprawozdania do szefa KAS w terminie 10 dni licząc od dnia zatwierdzenia sprawozdania. źródło: Główny księgowy, jak również wszyscy członkowie zarządu muszą w terminie do końca marca sygnować roczne raporty finansowe za ubiegły rok. Bez tych podpisów przygotowane e-sprawozdanie finansowe jest nieważne. Wprawdzie daty związane z obowiązkami sprawozdawczymi się nie zmieniły, ale zmieniło się wiele w realizacji tych obowiązków. Stąd zamieszanie w firmach i biurach rachunkowych, którego apogeum księgowi przeżywają w ostatnich dniach marca. Nadal istnieją wątpliwości dotyczące tego, kto musi podpisać sprawozdanie finansowe do końca marca br. Czy wystarczy, że w tym czasie zrobi to tylko główny księgowy (tj. osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych) lub biuro rachunkowe? Czy może potrzebny jest już podpis wszystkich członków zarządu (kierownika jednostki)? Jest to tym bardziej istotne, że podpisu nie da się antydatować, bo jego złożenie jest automatycznie odnotowywane (z podaniem dnia i godziny). Ważne Elektroniczne systemy Krajowego Rejestru Sądowego nie przyjmują sprawozdań finansowych, jeżeli w polach określających "numer w rejestrze" podany został NIP. Mimo że przewidziano dwie możliwości (NIP albo KRS), to w praktyce trzeba wpisać numer KRS. Uwaga! Niektóre programy księgowe automatycznie wpisują NIP To skutek zmiany, która weszła w życie od 1 października 2018 r. Od tego dnia roczne raporty muszą być sporządzane elektronicznie i w ten sam sposób podpisywane (bezpłatnym profilem zaufanym lub płatnym podpisem kwalifikowanym). Nie ma więc już możliwości późniejszego podpisania sprawozdania. Prawo pracy, PPK, sprawozdanie finansowe, RODO Bestsellery 2019 z rabatami do – 50% Skorzystaj >> Nie ma wyjścia awaryjnego Niektórzy księgowi dostrzegli jednak furtkę - do takich wniosków skłoniła ich odpowiedź opublikowana na stronie Ministerstwa Finansów. Resort posłużył się następującym przykładem: główny księgowy podpisał sprawozdanie spółki w 26 marca 2019 r., pierwszy wiceprezes podpisał je 27 marca 2019 r., prezes zarządu (ostatnia osoba zobowiązana do złożenia podpisu) podpisał dokumenty 29 marca 2019 r. Z przykładu tego wynika, że sprawozdanie finansowe spółki zostało sporządzone na 26 marca 2019 r. Tego dnia sygnował je bowiem głównym księgowy. A co z podpisami prezesa i wiceprezesa? Księgowi odczytali przykład MF jako możliwość podpisania sprawozdania przez członków zarządu później, niekoniecznie w marcu. Tak też zrozumiał to czytelnik, który napisał do naszej redakcji. Uznał, że liczy się to, by główny księgowy podpisał sprawozdanie do 31 marca (pisaliśmy o tym w artykule "Jest też zamieszanie z terminem dla członków zarządu", DGP nr 54/2019). Z taką interpretacją nie zgadza się Joanna Dadacz, dyrektor departamentu rachunkowości i rewizji finansowej w MF. Podczas zeszłotygodniowej konferencji prasowej wyjaśniła, że sprawozdanie musi być podpisane do końca marca zarówno przez głównego księgowego, jak i przez zarząd. Termin - jak podkreśliła - jest taki sam jak dotychczas. Zmieniła się tylko forma podpisu. Musi być on elektroniczny, aby data jego złożenia była autentyczna. Pierwszy podpisuje się księgowy Czy jednak oznacza to, że wszyscy zobowiązani muszą sygnować dokumenty jednego dnia? Może to być trudne, gdy zarząd jest wieloosobowy. - Przyjęliśmy taką wykładnię, że pierwszy pod sprawozdaniem finansowym podpisuje się główny księgowy, czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, przykładowo 26 marca - wyjaśniła na konferencji Joanna Dadacz. Każda następna osoba sygnująca dokument potwierdza stan wiedzy na 26 marca, nawet jeżeli podpisuje się później. Może się bowiem zdarzyć, że w międzyczasie nastąpi zdarzenie, które już nie jest uwzględniane w sprawozdaniu. - Nie ma natomiast wątpliwości, że sprawozdanie jest kompletne dopiero wtedy, gdy zawiera wszystkie wymagane podpisy (do 31 marca). Brak choćby jednego z nich powoduje, że przygotowanego dokumentu nie można uznać za sprawozdanie finansowe sporządzone zgodnie z ustawą o rachunkowości - podkreśliła dyrektor Dadacz. Na różne sposoby Sprawozdania finansowe mogą być podpisane na dwa sposoby: bezpłatnym profilem zaufanym i płatnym podpisem kwalifikowanym. Pierwszy zapisuje się wewnątrz pliku, natomiast drugi na dwa sposoby: wewnątrz pliku, jak i zewnętrznie, co powoduje powstanie dodatkowego pliku. Pojawiają się wątpliwości, co zrobić w sytuacji, gdy osoby zobowiązane do sygnowania raportu posługują się różnymi podpisami, tj. część profilem zaufanym, a część podpisem kwalifikowanym. Z reguły główni księgowi (biura rachunkowe) używają podpisu kwalifikowanego, a to oni - zgodnie z wyjaśnieniami MF - muszą się podpisać pod sprawozdaniem jako pierwsi. Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów Przedstawiciele resortu potwierdzili podczas konferencji, że w takiej sytuacji trzeba zachować odpowiednią kolejność. Najpierw powinny podpisać się osoby, które sygnują plik wewnątrz (w tym wypadku będzie to główny księgowy, nawet jeżeli ma podpis kwalifikowany), a następnie ci, którzy umieszczają podpis na zewnątrz. Odmowa przesłana skanem Wątpliwości dotyczą sytuacji, gdy osoba zobowiązana do sygnowania sprawozdania (np. członek zarządu) odmawia złożenia podpisu, bo nie chce wziąć odpowiedzialności za treść. Problem polega na tym, że ustawa o rachunkowości nie nakazuje sporządzać odmów elektronicznie i podpisywać ich przy użyciu e-podpisu. Jak postąpić w takiej sytuacji? Przedstawiciele Ministerstwa Finansów wyjaśnili, że jeżeli dokument zostanie sporządzony w wersji papierowej i podpisany odręcznie, to do KRS dołącza się jego skan. Ministerialna aplikacja Od 13 marca 2019 r. z udostępnionej przez MF aplikacji e-Sprawozdania Finansowe można korzystać nie tylko przy sporządzaniu sprawozdań finansowych osób fizycznych, ale też spółek i innych osób prawnych, np. fundacji (ale tylko według załączników: 1, 4, 5 lub 6 do ustawy o rachunkowości). Pisaliśmy o tym w artykule "Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe już też dla podatników CIT" (DGP nr 54/2019). Ministerialna aplikacja nie umożliwia natomiast stworzenia sprawozdań skonsolidowanych ani dla podmiotów finansowych (SKOK-ów, banków, towarzystw ubezpieczeniowych). Przedstawiciel MF poinformował, że resort nie planuje zmian w tym zakresie. Aplikacja ma bowiem pomóc w sporządzaniu sprawozdań dla mniejszych podmiotów, których nie stać na zakup komercyjnego oprogramowania. Przyznał też, że aplikacja umożliwia odczyt sprawozdań ustrukturyzowanych (tj. w XML), nawet tych, które nie zostały w niej sporządzone (jeżeli jest to jeden ze wspomnianych czterech wzorów z załącznika). Można już odczytać Profilem zaufanym można obecnie sygnować wszystkie formaty dokumentów, także PDF. W tym formacie - przypomnijmy - mogą je przygotowywać przedsiębiorcy stosujący Międzynarodowe Standardy Rachunkowości oraz podatnicy CIT niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS (np. stowarzyszenia i fundacje). Podpisywany plik (np. PDF) automatycznie zmienia swoją formę na XML. Ministerstwo Cyfryzacji (MC) udostępniło już narzędzie do odczytu tego XML, ponieważ nie da się go odczytać w żadnym zewnętrznym programie. Problem polega na tym, że z narzędzia tego mogą korzystać tylko osoby, które mają profil zaufany (pisaliśmy o tym "Odczyt sprawozdania finansowego już możliwy", DGP 57/2019). Ministerstwo Cyfryzacji nie przewiduje zmiany w tym zakresie, o czym poinformował obecny na konferencji przedstawiciel tego resortu. Przypomniał, że uzyskanie profilu zaufanego nie jest trudne i warto go założyć. Zapewnił również, że nie ma problemów ze składaniem do Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdań przekonwertowanych z PDF na XML (na co jest 15 dni od zatwierdzenia raportu). Wyjaśnił, że Ministerstwo Sprawiedliwości nie informowało o żadnych problemach w tym zakresie. Natomiast Ministerstwo Finansów pracuje nad nowym narzędziem, które pozwoli na wizualizację każdego sprawozdania sporządzonego w XML. Nie jest jeszcze znana data, kiedy zostanie ono udostępnione. MF chciałoby to zrobić jeszcze przed terminem zatwierdzania sprawozdań, czyli przed końcem tego półrocza. Zmiany w strukturach będą zapowiadane Sprawozdania finansowe przedsiębiorców wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS i zobowiązanych w tym zakresie osób fizycznych sporządzane są według struktur logicznych publikowanych na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Podczas konferencji Piotr Szewczuk, zastępca dyrektora departamentu poboru podatków w MF poinformował, że w związku ze zgłoszeniami i uwagami napływającymi do MF struktury będą zmieniane. Zapewnił jednak, że spółki i inne podmioty będą o tym wcześniej zawiadamiane w specjalnych komunikatach. Będzie wiadomo, kiedy dana modyfikacja została opublikowana i kiedy wchodzi w życie. W ten sposób dyr. Szewczuk odniósł się do głosów, które powstały w związku z opublikowaniem nowej struktury logicznej dla emitentów. Pojawiła się ona na stronie MF w połowie marca i nie zawierała informacji ani o dacie publikacji, ani o dacie wejścia w życie. Spowodowało to pytania, czy tak będzie również w przypadku innych zmian w schematach. Piotr Szewczuk zapewnił, że nie. Wyjaśnił, że struktura logiczna dla emitentów była stworzona na ich prośbę i w porozumieniu z Urzędem Komisji Nadzoru Finansowego oraz Ministerstwem Sprawiedliwości. Dzięki temu emitenci nie będą musieli wykonywać podwójnie obowiązków sprawozdawczych. Pierwszego dla celów złożenia sprawozdania finansowego w KRS i drugiego dla celów raportowania do KNF. Przygotowana struktura zakłada możliwość wykorzystania raportu z systemu udostępnianego przez urząd KNF poprzez włączenie go do sprawozdania finansowego. Sprawozdanie do fiskusa Przypomnijmy, że przedsiębiorcy wpisami do rejestru przedsiębiorców składają sprawozdania do e-KRS (tj. w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania). Nie mają już obowiązku przekazania ich fiskusowi. Wyręczy ich w tym sąd. Osoby fizyczne nie składają już sprawozdań do urzędu skarbowego, ale do szefa Krajowej Administracji Skarbowej - za pośrednictwem aplikacji e-Sprawozdania Finansowe. Natomiast podatnicy CIT, którzy nie figurują w rejestrze przedsiębiorców KRS (np. fundacje, stowarzyszenia), a których sprawozdania są badane przez biegłego rewidenta, muszą złożyć elektronicznie zatwierdzone sprawozdanie za 2018 r. do urzędu skarbowego. Mogą to zrobić z wykorzystaniem e-PUAP lub na nośniku danych (np. pendrive). Na jednym z forów księgowa napisała, że urząd skarbowy przyjął sprawozdanie finansowe fundacji w formie papierowej. Piotr Szewczuk przyznał, że jest to niezgodne z przepisami, a do urzędów były w tej sprawie skierowane wytyczne. - Jeżeli jednak takie zdarzenie faktycznie miało miejsce i organ podatkowy potwierdził przyjęcie takiego sprawozdania, to podatnik nie powinien ponieść odpowiedzialności - zapewnił. Zaraz jednak dodał, że urząd powinien mimo wszystko poprosić o złożenie dokumentów w formie elektronicznej jako jedynej dopuszczalnej prawnie. Inna sytuacja - zdaniem dyr. Szewczuka - będzie miała miejsce, gdy dokumenty, np. w formie papierowej, zostały wysłane pocztą. - W takiej sytuacji nie można uznać, że sprawozdanie zostało złożone - stwierdził Piotr Szewczuk. ©℗ Agnieszka Pokojska

e sprawozdanie finansowe podpis kwalifikowany